项目管理工作必备的7个工具

所有的工具，只有在对的时间，用在对的地方，才能真正指导项目经理的实际工作。

SWOT分析法 

Strengths：优势

Weaknesses：劣势

Opportunities：机会

Threats：威胁

意义：帮你清晰地把握全局，分析自己在资源方面的优势与劣势，把握环境提供的机会，防范可能存在的风险与威胁，对我们的成功有非常重要的意义。

 PDCA循环规则 

Plan：制定目标与计划

Do：任务展开，组织实施

Check：对过程中的关键点和最终结果进行检查

Action：纠正偏差，对成果进行标准化，并确定新的目标，制定下一轮计划

意义：每一项工作，都是一个pdca循环，都需要计划、实施、检查结果，并进一步进行改进，同时进入下一个循环，只有在日积月累的渐进改善中，才可能会有质的飞跃，才可能取得完善每一项工作，完善自己的人生。

 6W2H法 

What：工作的内容和达成的目标

Why：做这项工作的原因

Who：参加这项工作的具体人员，以及负责人

When：在什么时间、什么时间段进行工作

Where：工作发生的地点

Which：哪一种方法或途径

How：用什么方法进行

How much：需要多少成本

意义：做任何工作都应该从6W2H来思考，这有助于我们的思路的条理化，杜绝盲目性。我们的汇报也应该用6W2H，能节约写报告及看报告的时间。

 SMART原则 

Specific 具体的

Measurable 可测量的

Attainable 可达到的

Relevant 相关的

Time based 时间的

有的又如此解释此原则

• S代表具体(Specific)，指绩效考核要切中特定的工作指标，不能笼统

• M代表可度量(Measurable)，指绩效指标是数量化或者行为化的，验证这些绩效指标的数据或者信息是可以获得的

• A代表可实现(Attainable)，指绩效指标在付出努力的情况下可以实现，避免设立过高或过低的目标

• R代表现实性(realistic)，指绩效指标是实实在在的，可以证明和观察

• T代表有时限(time bound)，注重完成绩效指标的特定期限

意义：人们在制定工作目标或者任务目标时，考虑一下目标与计划是不是SMART化的。只有具备SMART化的计划才是具有良好可实施性的，也才能指导保证计划得以实现。

 时间管理-重要与紧急 

A.重要且紧急

• 紧急状况

• 迫切的问题

• 限期完成的工作

• 你不做其他人也不能做

B.重要不紧急

• 准备工作

• 预防措施

• 价值观的澄清

• 计划

• 人际关系的建立

• 真正的再创造

• 增进自己的能力

C.紧急不重要

• 造成干扰的事、电话

• 信件、报告

• 会议

• 许多迫在眉捷的急事

• 符合别人期望的事

D.不重要不紧急

• 忙碌琐碎的事

• 广告函件

• 电话

• 逃避性活动

• 等待时间

优先顺序=重要性*紧迫性

意义：在进行时间安排时，应权衡各种事情的优先顺序，要学会“弹钢琴”。

对工作要有前瞻能力，防患于未然，如果总是在忙于救火，那将使我们的工作永远处理被动之中。

 任务分解法[WBS] 

即Work Breakdown Structure，如何进行WBS分解：目标→任务→工作→活动

WBS分解的原则：

将主体目标逐步细化分解，最底层的任务活动可直接分派到个人去完成；每个任务原则上要求分解到不能再细分为止。

WBS分解的方法：

• 至上而下与至下而上的充分沟通

• 一对一个别交流

• 小组讨论

WBS分解的标准：

• 分解后的活动结构清晰

• 逻辑上形成一个大的活动

• 集成了所有的关键因素包含临时的里程碑和监控点

• 所有活动全部定义清楚

意义：项目经理要学会分解任务，只有将任务分解得足够细，你才能心里有数，才能有条不紊地工作，统筹安排你的时间表。

 二八原则 

巴列特定律：“总结果的80%是由总消耗时间中的20%所形成的。” 按事情的“重要程度”编排事务优先次序的准则是建立在“重要的少数与琐碎的多数”的原理的基础上。

意义：这启示我们在工作中要善于抓主要矛盾，善于从纷繁复杂的工作中理出头绪，把资源用在最重要、最紧迫的事情上。